۵سوال مهم قبل از استفاده از نرم افزار CRM

۵ سوالی که قبل از استفاده از نرم افزار CRM باید از خود بپرسید

سرمایه گذاری برای نرم افزار CRM امری ضروری برای سازمان شماست. در دنیای رقابتی امروز شما نیازمند شناسایی راهکار درست برای افزایش بهره وری فروش خود می باشید. همچنین یکی از دغدغه های هر سازمانی این است که بعد از رفتن یکی از کارکنان شرکت، اطلاعات مشتریان به همراه وی از سازمان خارج نشود. این دو مورد نیازهای مهمی در سازمان تلقی می شوند، اما این موضوع نشان نمی دهد که شما باید فورا CRM تهیه کنید. شما ابتدا باید گزینه های مد نظر خود و آن چیزی را که واقعا می خواهید، ارزیابی کنید و تصمیم بگیرید که چگونه آن را در سازمان خود پیاده سازی کنید. یک نرم افزار CRM باید زمان کارکنانتان را برای انجام کارهای ضروری سازمان ذخیره کند، بهره وری آن ها را افزایش دهد و برای شما اطلاعاتی فراهم سازد تا بتوانید امور سازمانتان را به طور اثر بخش تری پیش ببرید.

اگر شما قصد استقرار نرم افزار CRM در سازمانتان را دارید ابتدا لازم است این ۵ سوال را ازخود بپرسید:

۱ – نیازهای من چیست؟

قبل از خرید CRM ابتدا باید بدانید نرم افزار CRM چیست و نیازهایی که می خواهید با وجود نرم افزار CRM به آن ها پاسخ دهید را بشناسید. یک نرم افراز CRM اگر فقط برای وارد کردن اطلاعات استفاده شود نمی تواند کارا باشد.

بدین منظور سوالات زیر را از خود بپرسید:

– آیا میخواهید نحوه کارکردن کارکنانتان مفیدتر و سازماندهی شده تر باشد؟
– آیا این امکان وجود دارد که با رفتن یکی از کارکنان شرکت کلیه اطلاعات مشتریان وی نیز از شرکت خارج شود؟
– آیا میخواهید سرویس و خدمت بهتری به مشتریان خود ارایه دهید؟
– آیا می خواهید تیم بازاریابی تان توانایی تقسیم بندی مشتریان را داشته باشد؟
– آیا بهتر نیست تا سرنخ ها، دوره فروش و سایر مفاهیم بنیادی سازمانتان را بشناسید تا بتوانید مشتریانتان را هدفمند کنید؟

با این اطلاعات شما می توانید اهداف کوتاه مدت و بلند مدت سازمانتان را تعیین و دلایل استفاده از نرم افزار را تحلیل کنید.

۲ – پیاده سازی آن در سازمان چقدر زمان می برد؟

مدت زمان استقرار و جاری سازی نرم افزار CRM در سازمان ها به عوامل بسیاری بستگی دارد. اگر نرم افزار CRM مورد نظر سازمان با استفاده از تکنولوژی پردازش ابری باشد استقرار آن ۱۰ دقیقه هم طول نخواهد کشید. و در بحث جاری سازی آن در سازمان چه در حالت پردازش ابری و چه غیر از آن، مدت زمان مورد نیاز را عواملی مانند تعهد مدیریت، فرهنگ سازمانی، اندازه سازمان، تعداد کاربرانی که قرار است از سیستم استفاده کنند و گزارش های مورد نیاز سازمان مشخص می کنند.

واضح است که اگر چرخه فروش و خدمت به مشتریان شما نسبتا ساده باشد، سریعتر می توانید CRM را اجرایی کنید، با این وجود اولویت اصلی شما باید پیاده سازی سیستمی باشد که شما را به اهدافتان نزدیک تر کند.

۳ – آیا با ابزار و نرم افزار های مورد استفاده در سازمانتان یکپارچگی دارد؟

سیستم CRM باید کار را برای شما آسان کند نه اینکه سختی کار شما را بیشتر سازد. بنایراین شما نیاز دارید ابزارهایی که در حال حاضر از آن ها در سازمانتان استفاده می کنید را در نظر بگیرید و آنها را با CRM تان یکپارچه کنید.

اگر شما به یک پلت فرم اتوماسیون بازاریابی تکیه دارید، به طور مثال اگر از ابزار خاصی برای ارسال فکس ویا Outlook برای ارسال ایمیل هایتان استفاده می کنید، یکپارچگی آن با سیستم CRM شما بسیار مهم است زیرا که شما می توانید همکاری بین دو بخش بازاریابی و فروش را افزایش داده و دید کامل تری از مشتریان بالقوه و بالفعل خود به وسیله یکپارچگی این ابزارها داشته باشید.

۴ – برای رسیدن به دید واقعی نسبت به کسب و کار خود باید چه اطلاعاتی را جمع آوری کنم؟

براساس اهداف سازمانتان، شما می خواهید مشخص کنید چه نوع گزارشی برای سازمان شما مهم تر است. با در نظر گرفتن این مورد قبل از پیاده سازی CRM در سازمان، می توانید تشخیص دهید که CRM می تواند نیازهای شما را بهتر فراهم سازد یا خیر.

این سوالات را در نظر بگیرید:

– آیا می خواهید که گزارشات فروش تیم تان را به صورت ماهانه بررسی کنید؟
– آیا برای هر نوع مشتری در سازمانتان نیاز به دیدگاه های مختلفی دارید؟
– آیا دوره فروش شما منحصر بفرد است؟ آیا نیاز دارید مراحل فروش را سفارشی سازی کنید؟
– آیا می خواهید از مزایای سفارشی سازی بهره مند شوید؟

با در نظر گرفتن این موارد، ارزیابی چنین پلت فرمی آسان تر خواهد شد.

۵ – آیا کاربری آن آسان است؟ چطور میتوانم کارکنانم را به استفاده از CRM ترغیب کنم؟

هر سازمانی راغب است پلت فرمی کامل برای مدیریت ارتباط با مشتریان و دوره های فروشش داشته باشد که اگر تیم به طور کامل از آن استفاده کند ، به راحتی نقطه قوت سازمان خواهد بود.

اگر کارکنان شما شروع به استفاده از CRM کنند ولی تنها ۲۵ درصد از زمان خود را صرف وارد کردن اطلاعات در آن کنند،دچار مشکل خواهید شد.

یک نرم افزار CRM باید به تمامی ایمیل ها، تماس ها و سوابق شما متصل باشد. اگر شما سیستم CRM خود را با سیستم بازاریابی سازمانتان یکپارچه کنید، اطلاعاتی در اختیارتان قرار خواهد گرفت که به راحتی متوجه خواهید شد چگونه و به چه دلایلی ممکن است یک مشتری بالقوه شما تبدیل به مشتری بالفعلتان شود؟

اگر شما تصمیم گرفته اید که CRM را در سازمان خود پیاده سازی کنید، ابتدا باید مدیریت سازمان نیاز آن را حس کرده باشد و دیگر افراد سازمان نیز نباید به راه های قدیمی برای ثبت اطلاعات مشتریان مانند استفاده از اکسل برگردند. باید این دیدگاه در سازمان به وجود آید که کارکنان به طور مستقیم با مشتریان درگیر شوند.

در نهایت کلام، CRM ابزاریست برای بهبود ارتباط با مشتریان ، فروش موثرتر و اثر بخشی بیشتر، پس لازم است پیش از خرید و پیاده سازی نرم افزار CRM این سوالات را از خود بپرسید.