نرم افزار CRM چیست ؟

1. مدیریت فرآیند‌های ارتباط با مشتری: طبق تعریف شرکت Salesforce به عنوان بزرگ ترین ارائه دهنده خدمات مدیریت ارتباط با مشتری، نرم افزار CRM ابزاری است که بخش‌های مختلف کسب و کار شما را، از بازاریابی گرفته تا فروش و خدمات پس از فروش یکپارچه می‌سازد و هماهنگی کاملی بین تیم‌های مختلف داخل یک سازمان ایجاد می‌نماید. هر کاربر در هر زمان دسترسی مستقیم به اطلاعات مشتریان خود دارد و این امر دید ۳۶۰ درجه ای از تعامل با مشتری ارائه می‌دهد.
   
2. ایجاد یک بانک اطلاعاتی یکپارچه: نرم افزار CRM تمام اطلاعات مربوط به مشتری را در یک واحد یکپارچه جمع آوری می‌نماید. کلیه جزئیات مرتبط با مشتری از جمله سوابق ارتباطی با آن‌ها، لیست معاملات و قراردادها، قرار ملاقات‌ها، یادداشت‌ها و سایر پیگیری‌ها را می‌توان در یک نمای یکپارچه مشاهده نمود.
   
3. امکان سفارشی سازی جهت تحلیل و پیش بینی: امروزه نرم افزارهای استاندارد CRM قابلیت گسترش زیادی دارند و از طرفی قابل تنظیم و شخصی سازی می‌باشند به گونه ای که به کسب و کارها اجازه می‌دهند تا با استفاده از اطلاعات تحلیلی، دیدگاهی که از مشتری به دست آمده است را عملی نمایند، امکان تحلیل هایی برای پیش بینی فرصت‌های فروش داشته باشند و هم چنین امکان ساده سازی عملیات ارائه خدمات به مشتریان بر اساس تاریخچه مشتری و تعاملاتی که در گذشته با کسب و کار شما داشته اند را فراهم می‌کند.
   
4. نرم افزار های CRM به دو صورت ارائه می‌گردند:

مزایای استفاده از نرم افزار CRM چیست؟

۱ – ایجاد دید ۳۶۰ درجه و یکپارچه از ارتباطات با مشتری

اطلاعاتی که جهت مدیریت فرآیند فروش در حین پیشبرد فروش در نرم افزار ثبت می‌شود، یک بانک اطلاعاتی یکپارچه و کامل از مشتریان و فعالیت‌های ارتباطی با آن‌ها ایجاد می‌کند. مدیریت شرکت با بررسی تاریخچه فعالیت‌های انجام شده مرتبط با مشتری می‌تواند اطلاعات کاملی در مورد وضعیت و سابقه وی شامل مذاکرات انجام شده و در جریان، نفرات و افراد مرتبط و کلیدی، آخرین تماس‌ها و جلسات، گزارش بازدید، خدمات ارائه شده و … به دست آورد.

۲ – کنترل و مدیریت فرایند فروش

اطلاع از وضعیت مذاکرات در جریان، مرحله‌ای که فروش در آن قرار دارد و فعالیت‌هایی که باید در راستای پیشبرد انجام شود، این امکان را برای کل مجموعه به وجود می‌آورد که هم مدیریت بر کلیه‌ی فعالیت‌ها نظارت داشته باشد و هم فروشندگان بهتر بتوانند فعالیت‌های خود را پیگیری نمایند.

۳ – دریافت گزارش‌های تحلیلی

وجود گزارشات از پیش ساخته شده و ابزار‌های گزارش ساز به همراه اطلاعات یکپارچه این امکان را برای مدیران ایجاد می‌کند تا با ساخت گزارش‌های متناسب با فرایند‌های شرکت و امکان دریافت آن‌ها در مواقع مورد نیاز، وسعت دید خود را نسبت به وضعیت کسب و کار افزایش دهند. گزارش‌هایی مانند وضعیت کلان فروش‌های در جریان، دلایل شکست مذاکرات، رنکینگ اهمیت مشتریان بر اساس حجم فروش‌های پیشین، مشتریانی که مدتی است از خدمات شرکت استفاده نکرده اند و … .

۴ – شناسایی اثر بخشی فعالیت‌های بازاریابی در نرم افزار CRM

با استفاده از کمپین‌های بازاریابی می‌توان اثر بخشی فعالیت‌های انجام شده و همچنین اثر بخشی کلی کانال‌های بازاریابی را اندازه‌گیری کرد.

۵ – مدیریت و برنامه ریزی فعالیت‌های کارکنان مرتبط با مشتری

مدیران مجموعه می‌توانند در هر زمان از فعالیت‌های برنامه ریزی شده و انجام شده کارشناسان فروش، بازرگانی و پشتیبانی اطلاع داشته و برنامه کاری آن‌ها را در صورت نیاز اصلاح نمایند.

۶ – بهبود عملکرد کارکنان

کارتابل CRM به کارشناسان فروش و بازرگانی کمک می‌کند تا وظایف خود را برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کنند و احتمال فراموش شدن انجام امور در ارتباط با مشتریان به حداقل برسد.

۷ – پیشنهاد ارائه خدمات در زمان‌های مناسب

وجود اطلاعات مشتریان و خدماتی که در بازههای زمانی مختلف تا کنون استفاده کرده اند این امکان را بوجود می آورد که بتوان خدمات مورد نیاز مشتری را در زمان‌های مناسب به وی پیشنهاد داد.

۸ – مدیریت قرارداد‌های گارانتی‌ها و ارائه خدمات پس از فروش

با ثبت قرارداد‌های گارانتی و همچنین خدمات ارائه شده به مشتریان می‌توان نحوه و کیفیت سرویس دهی به آن‌ها را کنترل نمود، تعیین نمود که آیا کالایی هنوز شامل گارانتی می‌گردد یا خیر و نیز در زمان‌های مناسب نسبت به تمدید قرارداد‌های خدمات پس از فروش با مشتریان اقدام نمود.

چگونه نرم افزار CRM را با موفقیت پیاده سازی کنیم؟

پیاده‌سازی نرم افزار CRM به صورت موفقیت آمیز خیلی فراتر از نصب نرم افزار CRM و آموزش آن کارکنان است. در این زمینه، باید بداینم که CRM چیست و توجه داشته باشیم هر سامانه جدیدی بر نحوه انجام کار کارکنانی که به صورت مستقیم با مشتریان در ارتباط هستند تاثیر می‌گذارد. به خاطر داشته باشید که مدیریت ارتباط با مشتری یک استراتژی کسب و کار است که تکنولوژی به پیشبرد این استراتژی کمک کرده و آن را توانمند ساخته است.
تحلیل‌گرانی مانند Gartner، AMR ، Forrester Research بیش از ۱۰ سال است که به طور جدی در مورد پروژه‌های پیاده‌سازی نرم افزار CRM تحقیق کرده‌اند و هر کدام آمار‌های شکست هشدار دهنده ای را در زمان‌های مختلف اعلام کرده اند. چند مثال از این آمار‌ها در زیر آورده شده است:

تجزیه و تحلیل دقیق تر شرایط پیچیده تری را نشان می‌دهد. مطالعات زیادی نشان می‌دهند که نرخ شکست پیاده‌سازی نرم افزار CRMدر شرکت‌های بزرگ خیلی بیشتر از شرکت‌های کوچک و متوسطی است که از نرم افزارهای CRMساده تری استفاده می‌کنند. از طرفی تعریف موفقیت در پیاده‌سازی نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری می‌تواند متفاوت باشد. نرخ بازگشت سرمایه می‌تواند میزان موفقیت را نشان دهد. این درحالی است که تعاریف دیگری از موفقیت مانند رشد فروش یا بهبود تجربه مشتری نیز می‌تواند مناسب باشد.

در طول ۱۰ سال گذشته تحلیل‌گران صنعت و مشاوران در مورد پروژه‌های پیاده‌سازی نرم افزار CRM مطالعات بسیاری انجام داده اند. نتایج این تحقیقات تحت عناوین مهم‌ترین عوامل موفقیت و نیز اشتباهات رایج ضمن پیاده‌سازی نرم افزار CRM منتشر شده است. شرکت‌های بزرگی همچون Salesforce، Microsoft و SugarCRM سعی نموده اند با رعایت این اصول، به برندهای موفق و قابل اعتماد در زمینه نرم افزار CRM تبدیل گردند. در ادامه می‌توانید خروجی‌های تحقیقات انجام شده را به طور خلاصه مطالعه نمایید.

مهم‌ترین عوامل موفقیت در پیاده‌سازی نرم افزار CRM

عدم پیروی از مواردی که در بالا اشاره شد می‌تواند پر هزینه باشد و ممکن است باعث شود پروژه شما دچار شکست شود. علاوه بر این، اشتباهات رایجی که در زیر آمده است، باید به طور کامل اجتناب شوند:

1. عدم حمایت مدیر ارشد سازمان: از آن‌جا که قرار است اکثر دپارتمان‌های یک سازمان با نرم افزار CRM درگیر شوند، یک خلاء رهبری در بالای سازمان باعث عدم مشارکت دپارتمان‌ها می‌شود که در نهایت به نتایج ناامید کننده ای منجر خواهد شد.
2. استقرار همه ی ماژول‌های نرم افزار CRM در یک زمان: به کار گرفتن تمام ماژول‌ها در تمام دپارتمان‌ها و در یک زمان، منجر به هرج و مرج در عملکرد سازمان و حتی از بین رفتن نرخ بازگشت سرمایه می‌شود.
3. وجود پراکندگی اطلاعات: این اطلاعات شامل مواردی مانند حوزه‌های ارتباطی با مشتری است که یکپارچه نشده اند، مقاومت در به اشتراک گذاشتن اطلاعات در سراسر دپارتمان‌ها و فروشنده‌هایی که اطلاعات را وارد نمی‌کنند. کارهایی از این قبیل پراکندگی اطلاعات را افزایش می‌دهد که می‌تواند بینش تحلیلی CRM را که برای این کار طراحی شده است تضعیف کند.
4. CRM تنها یک ابزار نیست: CRM را به جای این‌که به عنوان استراتژی کسب و کار در نظر بگیرید، به چشم یک ابزار تکنولوژی می‌بینید. به این مفهوم که حتی اگر نصب نرم افزار CRM و راه‌اندازی و یکپارچگی با سایر سیستم‌ها بی عیب و نقص باشد ولی شرکت نتواند فرهنگش را مطابق با نظر مشتری شکل دهد، پیاده‌سازی با شکست مواجه خواهد.
5. عدم سنجش رضایت مشتری: هدف نهایی نرم افزار CRM ایجاد یک سازمان مشتری محور است. رصد کردن این متغیر مهم را فراموش نکنید.
6. عدم انتخاب نرم افزار CRM مناسب: هدف نهایی استفاده از سیستم این است که بتوانیم چالش‌های اساسی سازمان را حل نماییم. حال بسیاری از اوقات بدون در نظر گرفتن چالش‌های اساسی، نرم افزار نامناسبی انتخاب می‌شود و یا از نرم افزار‌های کرک شده ای مانند نرم افزار CRM مایکروسافت فارسی استفاده می شود که نمی‌تواند ارزش مناسبی به سازمان بدهد.

برای آشنایی بیشتر با اینکه نرم افزار CRM چیست، می توانید این لینک را نیز مطالعه نمایید.

۳۰ روز استفاده رایگان از SarvCRM

شما می‌توانید در یک دوره ۳۰ روزه به صورت واقعی از CRM سرو استفاده نموده و میزان پاسخگویی آن به نیاز‌های خود را مورد ارزیابی قرار دهید. این دوره به شما کمک می‌کند سیستم‌ای متناسب با نیاز‌های خود را انتخاب نمایید.