چگونه در دورکاری کارایی سازمانمان را حفظ کنیم؟

درحالیکه همه ی ما آرزو میکنیم که شرایط کشور هر چه سریع تر به روال عادی برگردد. واقعیت این است که کسب و کارها لازم است از راهکار هایی استفاده نمایند که تا حد ممکن از بوجود آمدن اختلال در عملیات اجرایی خود در زمان اجرای دورکاری جلوگیری کند.
از اسفند 98 بسیاری از شرکت ها به انتخاب خود به دور کاری یا انجام امور در خارج از محیط سازمان روی آورده اند (حتی احتمال دارد در آینده به امری قانونی و لازم الاجرا بدل شود) و برای تحقق این امر از بسیاری از ابزارهای دیجیتال از جمله ارتباطات ویدیویی و کنفرانس های تحت وب، پیام رسان ها، تلفن های ابری، ایمیل، فضای ذخیره سازی اطلاعات آنلاین و … استفاده می کنند.
در همین راستای در این مقاله سعی داریم برخی مزایایی که نرم افزارهای CRM ابری برای انجام دورکاری فراهم می آورند را ذکر نماییم. اما پیش از آن خیلی کوتاه 2 مفهوم را مرور کنیم.

دسترسی به اطلاعات مورد نیاز از هر نقطه جغرافیایی

برای رفع نیاز کارمندان به دسترسی به اطلاعات مرتبط کاری، راهکارهای ابری می توانند از هر نقطه ای از جهان(از جمله خانه!!!) قابل دسترس باشند. تمام آنچه کارمندان به آن نیاز دارند اینترنت و وسیله(لپ تاپ، موبایل و …) است که بتوانند با آن به نرم افزار CRM سازمان وارد شوند و پس از آن به کلیه اطلاعات مربوط به مشتریان، کارهای اختصاص یافته، سوابق عملیاتی، مستندات مرتبط با خود دسترسی داشته باشند.

انجام کار گروهی از راه دور

هنگامی که کارکنان مشغول دورکاری هستند به راه هایی احتیاج خواهند داشت که بتوانند برای به نتیجه رساندن پروژه ها به صورت گروهی همکاری کنند و همچنین از دیگر اتفاقات رخ داده در شرکت باخبر شوند. CRM ابری به کاربران اجازه خواهند داد که باوجود عدم حضور فیزیکی در یک فضای مشخص برای یکدیگر کار تعریف کنند، خروجی فعالیت های انجام شده یکدیگر را مشاهده کنند، نظرات خود را در رابطه با موضوعی خاص بصورت کامنت بیان کنند و سابقه فعالیت های انجام شده هر کدام از همکاران خود را مشاهده کنند.

گزارش گیری مدیران از فعالیت های روزانه انجام شده

دور کاری به معنای آن است که دیگر ارتباطات حضوری گذشته با کارمندان معنا نخواهد داشت و عملا گرفتن اطلاعات و گزارش پیشرفت فعالیت ها و پروژه ها دیگر به سادگی گذشته نیست. از این فراتر برای برخی از مدیران که لازم بود با چشم های خودشان ببیند که نیروها در حال کار هستند!!!!!(بماند که خروجی دارند یا خیر) دیگر این امکان فراهم نیست، مگر اینکه در خانه همه دوربین قرار دهند!!.
زمانی که کارمندان با استفاده از CRM ابری از هر مکانی بر روی پروژه ها و تعاملات مرتبط با مشتریان فعالیت های خود را ثبت می‌کنند و با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند، مدیران نیز به سادگی می توانند گزارشات روزانه و هفتگی خود را دریافت کنند.این گزارش ها در صورتی که به درستی پیاده سازی شده باشند به راحتی یک دید 360 درجه از کسب و کار و وضعیت فعالیت کارمندان را ارائه داده و همچنین با استفاده از قابلیت های تعاملی نرم افزار مدیران می توانند بازخورد فعالیت ها را نیز به اطلاع افراد برسانند.

عدم نیاز به سرمایه گذاری بالا

سیستم های ابری نیازی به سرور و تجهیزات شبکه نداشته و این هزینه ها حذف می شود. همچنین با توجه به اینکه نرم افزار بصورت اشتراکی فروخته می شود نیازی به خرید لایسنس هم نیست و می توان برای یک مدت کوتاه (به عنوان مثال 3 ماه) اشتراک را خریداری و پس از عبور از بحران کنونی و در صورت پاسخگویی به نیاز ها اشتراک را تمدید کرد

راه اندازی سریع، آسان و از راه دور

همانگونه که ذکر شد سیستم های ابری نیازی به سرور نداشته و به تبع آن نیازی به نصب هم حتی ندارند. یعنی از زمان تصمیم نهایی تا ایجاد حساب کاربری CRM کمتر از 1 دقیقه زمان مورد نیاز است. البته بسیار شرکت ها نیاز دارند که نیروهای آنها آموزش ببیند و همچنین نرم افزار برای آنها متناسب سازی شود که با توجه به تجربه شرکت های ارائه کننده CRM ابری انجام تمامی این موارد بصورت آنلاین و با سرعت بالا امکان پذیر است.