از جهات مختلف، پیگیری کردن با مشتریانی که قبلا ارتباط اولیه برقرار شده از برقراری تماس اولیه با مشتریانی که نمی‌شناسیم چالش برانگیزتر است . عموما، این تماس‌های پیگیری است که منجر به ادامه دار شدن فرآیند فروش و نتیجه بخش بودن آن‌ها می شود. در واقع اینجاست که واقعا می‌توانیم ارزش محصول و خدمت خودمان را ارائه دهیم. اینجاست که اطلاعات حقیقی جمع می‌شود و اینجاست که ارتباط دو سویه شکل گرفته و تثبیت می‌شود.
به همین دلیل باید برای پیگیری‌های خود برنامه و استراتژی‌های مناسب داشته باشیم تا بتوانیم بهترین خروجی را از زمانی که به آن اختصاص می‌دهیم دریافت کنیم. در ادامه ۸ راهکار را برای داشتن یک پیگیری کامل را با شما به اشتراک می‌گذاریم:
۱- زمان پیگیری بعدی را با مشتری توافق کنید
شاید بزرگترین اشتباهی که فروشندگان مرتکب می‌شوند عدم تعیین روزو ساعت مشخص برای برقراری تماس پیگیری در پایان یک تماس اولیه باشد. تعهدات مبهم از طرف مشتریان بالقوه (هفته بعد با من تماس بگیرید) یا از طرف فروشندگان (من پروپوزال پیشنهادی را در طی چند روز آینده ارسال می‌کنم) منجر به تماس‌ها، پیامهای صوتی و پستی بی نتیجه یا از دست رفته و در نتیجه چرخه طولانی تر برای فروش می‌شود. نهایتا تمام کاری که شما باید انجام دهید سوال کردن برای تعیین یک روز و ساعت مشخص برای برقراری تماس پیگیری می‌باشد. به عنوان مثال:
خوشحال میشم که بتونم متن پروپوزال رو مکتوب کنم و براتون ارسال کنم. و البته دوست دارم پیشنهاد بدم که روز سه شنبه، به تاریخ ۱۶ام ساعت ۸:۴۵ رو برای مرور و بررسی مجدد جزئیات پروپوزال در نظر بگیریم و قدم های بعدی رو با هم هماهنگ کنیم. به نظرتون این روز چطوره؟
اگر این زمان مناسب نبود، یک زمان دیگر را پیشنهاد دهید. اگر زمان دوم هم مناسب نبود، از آن‌ها بخواهید یک زمان مناسب را پیشنهاد دهند. قرار دادن یک حداکثر زمان معین برای برقراری تماس یک راهکار ساده اما فوق العاده اثربخش است. حتما از آن استفاده کنید.
۲- کاری کنید که به یاد آورده شوید
در این آیتم هم یک نکته فوق العاده را برایتان داریم. پس از هر تماس با یک مشتری بالقوه که هنوز از شما خرید نکرده است، یک یادداشت یا کارت حاوی تشکر ارسال کنید. یک پیام را با دست خط خود بر روی یک کارت کوچک و شکیل بنویسید که، :آقای محمدی عزیز، از شما ممنوم که امروز زمانی را برای گفتگو با من اختصاص دادی! در انتظار صحبت کردن با شما در تاریخ ۱۶ام هستم! ارادتمند . . . نه چیزی کمتر و نه چیزی بیشتر.
در دنیای سریع امروز، یک کارت یا یادداشت دست نویس به مخاطب یادآوری می‌کند که شما زمانی را صرف کرده و برای وی ارزش قائل شده اید که این کارت را بنویسید. همواره این حرکت و رفتار شما در ذهن مشتری باقی می‌ماند و سطحی از ارزش را برای شما ایجاد می‌کند. این کار شما را نسبت به دیگران متمایز ساخته و موجب می‌شود تا همواره به یاد آورده شوید و در واقع دلیلی برای مشتری بالقوه شما ایجاد می‌کند تا در زمان برقراری تماس پیگیری همواره در دسترس و آماده گفتگو با شما باشد.
اگر تصور می‌کنید که ممکن است یک کارت یا یادداشت دست‌نویس ممکن است به موقع به دست مخاطب شما نرسد، یادداشت دست‌نویس مورد نظر را به پیوست یک ایمیل ارسال کنید. فقط توجه داشته باشید که در این مواقع یک ایمیل نمی‌تواند تاثیرگذاری آن‌چنانی به اندازه یک یادداشت دست نویس داشته باشد.
بیشتر بخوانید: CRM چیست
۳- یادآوری و موضوع صحبت را برای مخاطب ایمیل کنید
یک روز قبل از برقراری تماس جهت پیگیری، یک ایمیل به مخاطب خود ارسال کنید تا قرار قبلی خود را به وی یادآوری کنید. در بخش موضوع این ایمیل عبارت قرار تلفنی به تاریخ ۱۶ام ماه شهریور را استفاده کنید. توجه داشته باشید که قسمت موضوع در واقع به عنوان یک یادآوری عمل می کند اما آنقدر مبهم است که به احتمال زیاد مخاطب آن را باز می کند. یعنی در واقع نشانی از این موضوع است که ممکن است زمان قرار تلفنی تغییر کرده باشد.
ایمیل شما باید تاریخ و زمان تماس را تایید کند و بطور خلاصه موضوعات مورد بحث را فهرست کند:
آقای محمدی عزیز، مدت زمان صحبت ما باید چیزی در حدود ۱۰ دقیقه زمان ببرد. با هم پروپوزال ارائه شده را مرور می‌کنیم و من به پرسش‌های شما در این رابطه پاسخ می‌دهم و اگر اقدام دیگری نیاز باشد. قدم‌های بعدی را با هم هماهنگ می‌کنیم.
توجه کنید که کلمات به کار رفته به این منظور چگونه طنین انداز می‌شود و چه اثری بر جای می‌گذارد. خصوصا کلمات پایانی اگر اقدام دیگری نیاز باشد به شدت موجب کاهش یافتن استرس و نگرانی وارد شده بر مخاطب در تماس و ارتباط اولیه از طرف فروشنده می‌شود. اغلب مخاطبین شما به دلیل این نگرانی سعی می‌کنند از زیر این پیگیری فرار کنند، چرا که تصور می‌کنند پس از این پیگیری نیاز به تعهد یا چیزی شبیه به آن دارند. این حالت طبیعی و بدون اشکال است. اگر مخاطب احساس کند که با یک تماس تلفنی آسان، غیر رسمی و بدون فشار اضافی روبرو است، با احتمال بیشتری در زمان هماهنگ شده برای تماس حاضر می‌شود.
۴- در ایمیل خود چیزی ورای انتظار مشتری برای وی ارسال کنید
توجه کنید که در بخش موضوع بخشی برای ارجاع یا اشاره به یک مقاله خاص وجود دارد. در پایان ایمیل خود یک ضمیمه با این متن اضافه کنید،
آقای محمدی، در همین حال، مقاله ای هست که فکر می کنم به خواندن آن علاقه داشته باشید …
این مقاله ممکن است در رابطه با صنعت، بازار، یک محصول شما یا حتی بهتر از آن یک موضوع غیر کاری باشد که در تماس اول با مخاطب در رابطه با آن با وی صحبت کرده‌اید. این کار ارزش بسیار زیادی را ایجاد می‌کند، حتی اگر مشتری بالقوه شما آن را باز نکند. چرا؟ چون شما زمانی را صرف کرده‌اید و کاری را فراتر از وظایف خودتان انجام داده‌اید. این کار کمک می‌کند تا بهتر به یاد آورده شوید و باز هم دلیل دیگری را به مشتری بالقوه می‌دهد تا تماس پیگیری شما را دریافت کند.
البته، این بدین معناست که شما باید کاری علاوه بر وظایف خود انجام دهید. شروع به جستجو در فضای وب برای یافتن مقاله‌هایی با ارزش و مورد علاقه مخاطب خود کنید که در ارتباط با بازار، صنعت یا … شما باشد. فایلی محتوی این مقالات را نگهداری کنید، چرا که این فایل‌ها و مقالات بارها و بارها می‌توانند مورد استفاده قرار بگیرند.
در مورد راهکارهای تخصصی بیشتر بدانیم: نرم افزار CRM در موسسات مهاجرتی