وب سایت: www.barbodea.com
صنعت: حمل و نقل
دسته: B2B

درباره شرکت حمل و نقل بین المللی اروپا آسیا باربد

شرکت باربد به عنوان نماینده انحصاری شرکت EURO ASIA در استانبول / ترکیه در سال 2012 تاسیس گردید. این شرکت حمل و نقل جاده ای را در سراسر کشورهای اروپایی آغاز کرد و با ایجاد یک شبکه حمل و نقل یکپارچه شهرهای مهم، بنادر و فرودگاه را به یکدیگر و مقصد اصلی ایران پیوند می دهد و به مشتریان خود طیف گسترده ای از انتخاب ها، امنیت، ظرفیت اضافی و گزینه حمل و نقل زمینی، دریایی و هوایی را برای هر نوع محموله مانند؛ مواد خام یا محصولات نهایی، ماشین آلات و یا قطعات یدکی و غیره را ارائه می دهد.

چالش ها

با گستردگی مجموعه، نگهداری اطلاعات در فایل های اکسل و برقراری یکپارچگی بین اطلاعات هر بخش شرکت سخت و زمان بر میشد. همچنین ورود اطلاعات به اکسل این مشکل را ایجاد میکرد که در ورود اطلاعات اشتباهی رخ دهد و یا سهوا بخشی اطلاعات پاک شود.

یکی از دغدغه های اصلی شرکت باربد هماهنگ بودن واحد های مختلف سازمان و کاهش بوروکراسی این واحدها در تعامل با یکدیگر بوده است. با توجه به افزایش حجم اطلاعات و بالا رفتن تعداد درخواست مشتریان و همچنین پیگیری وضعیت حمل و نقل بار و پرداخت آن ها، هر واحد برای پاسخگویی بهتر و دقیق تر به مشتریان نیاز به دسترسی به اطلاعات کامل آن ها از دیگر واحد های شرکت دارد که در طولانی مدت انجام این امور با مشکل مواجه میشد.

در گذشته؛ اخذ گزارش از اطلاعات در خصوص ایجاد هماهنگی بین واحدهای فروش، عملیات و مالی شرکت به زمان زیادی نیاز داشت که صرف جمع آوری اطلاعات و نحوه ی ارتباط آن ها با یکدیگر و در نهایت منجر به دریافت خروجی مورد نظر منجر شود. گاها برای آماده سازی یک گزارش در یک بازه ی زمانی، یک هفته زمان نیاز بود که یکی از دغدغه های شرکت کاهش این زمان و همزمان افزایش تنوع و دقت این گزارش ها بوده است.

پیاده سازی راهکار

در ابتدای پیاده سازی برای رفع دغدغه های اصلی شرکت در رابطه با بایگانی اطلاعات مشتریان و یکپارچگی فرایند های واحد های فروش، عملیات و مالی؛ فضاهای فرصت و سفارش خرید در هر دو تیم فروش و عملیات پیاده سازی شد. ارتباط کارشناسان هر سه تیم با نرم افزار و تمایل برای تغییر در روند پیشبرد فرایند ها در شروع پیاده سازی پیشرفت به کندی ولی کم کم با تلاش و جدیت تیم مدیریت در اجرای فرایند ها و همکاری تیم سرونو در آموزش و همراهی آن ها با کاربران برای ورود اطلاعات و دریافت خروجی مورد نظر هر بخش مطابق با دغدغه های هر واحد، روند ورود اطلاعات کامل تر شده و بخش بیشتری از ارتباطات هر سه تیم از طریق نرم افزار با دریافت آلارم ها و محول کردن وظایف به یکدیگر صورت گرفت. پس از تکمیل بخش اصلی پیاده سازی و ورود اطلاعات به نرم افزار، گزارش های اصلی شرکت مطابق با نیازمندی های هر تیم و درخواست مدیریت ساخته و مورد استفاده همه تیم ها قرار گرفت. خروجی این گزارش ها در تسریع عملکرد کاربران و ارتباط نزدیک تر آن ها با نرم افزار و تلاش برای ورود اطلاعات به صورت دقیق تر و کامل تر کمک شایانی کرد.

نتایج پیاده سازی

پیاده سازی نرم افزار سی آر ام کمک کرده است که نتایج زیر در مجموعه باربد حاصل شود:

  • یکپارچگی و نظم دهی اطلاعات: بورود اطلاعات هر مشتری و همچنین جزئیات فروش و باربری هر کدام موجب ایجاد یک منبع کامل و منظم از اطلاعات مشتریان شده که کلیه واحد ها به راحتی با جستجوی نام مشتری و جزئیات دیگر می توانند به راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند. با ورود به فرم هر مشتری میتوان از اطلاعات تماس و افراد زیر محموعه ی آن ها تا آخرین سفارشات و وضعیت هر کدام تنها در یک فرم را مشاهده نمود.
  • ارتباط راحت تر بین واحد ها: ارتباط بین تیم ها با امکان محول کردن وظایف به یکدیگر و کامنت گذاری سریع تر و به این وسیله پیگیری امور محوله برای هر کارشناس با توجه به امکان دریافت لیست وظایف محوله به خود در لحظه به صورت آنلاین ساده تر شده است.
  • مدیریت بهتر و دقیق تر واحد ها: نرم افزار CRM برای مدیریت شاخص خوبی در خصوص بررسی نحوه ی عملکرد کارشناس ها در شرکت و پیشبرد فرایند های فروش و عملیاتی ان ها را به صورت دقیق تر؛ میباشد.
  • افزایش سرعت و تنوع گزارش گیری: گزارش های اختصاصی طراحی شده در نرم افزار SarvCRM به تسریع گزارش گیری در شرکت باربد بسیار کمک کرده است. با توجه به فیلتر های مختلف زمانی و فیلد های اطلاعاتی دیگر مانند شماره بارنامه و یا غیره ، بدون نیاز به بررسی تمام فایل های اکسل و صرف زمان زیاد برای آماده سازی، در کمتر از چند دقیقه به خروجی های مورد نظر میتوان دست یافت.همچنین در بخش مالی نیز بررسی فاکتور های ارسال شده به مشتری و همچنین وضعیت تسویه هرکدام به طور کامل قابل دسترس می باشد و تیم مالی برای دریافت جزئیات بار حمل شده نیاز به انتظار برای دریافت اطلاعات از تیم های دیگر نبوده و به طور مستقیم با جستجوی اطلاعات مشتری به اطلاعات مورد نیاز خود میتواند دست یابد.
  • مدیریت فرایند های فروش و پیگیری: با استفاده از ثبت اطلاعات فروش مشتریان در نرم افزار میتوان از آخرین سفارشات هر مشتری مطلع شده و همچنین با مشاهده ی نوسان درخواست های مشتریان در بازه های زمانی متفاوت، در صورت کاهش حجم درخواست ها در جهت پیگیری بیشتر با آن مشتری اقدام نمود.

صحبت پایانی

آقای فرشاد نورفردی مدیر عامل مجموعه حمل و نقل بین المللی اروپا آسیا باربد:
به صورت کلی اقدام شرکت باربد در استفاده از SarvCRM در راستای مکانیزه شدن و سرعت گرفتن کارها و کم شدن بوروکراسی حرکت نوینی بود. تیم سرونو و کارشناس های ما حدودا شش ماه در راستای پیاده سازی درست و کارآمد این نرم افزار در کنار هم همکاری نزدیکی داشتند تا در نهایت موفق به پیاده سازی درست آن شدند. در حال حاضر استفاده از این ابزار به صورت برنامه روزانه و جدا نشدنی هر تیم در فرایند های داخلی شرکت تبدیل شده است.
SarvCRM توانسته گپ بین مدیران و کارشناسان را پر کرده و موجب شود تا مدیریت ارشد مجموعه بتواند در جریان کلیه امور قرار گیرد.